Privacy Statement

Privacy statement binnen het kader van de AVG t.b.v. De Vrolijke Noot te Waalwijk

In dit statement is vastgelegd hoe de Vrolijke Noot uit Waalwijk (hierna te noemen “vereniging”) omgaat met de aan haar toevertrouwde persoonsgegevens, met welke instanties de betreffende gegevens worden gedeeld en waarom, en hoe hiervoor de toestemming van de betrokkenen is geregeld. Ook is de privacyverklaring van de vereniging in dit dossier opgenomen. De vereniging hanteert hiervoor het interne systeem voor de vastlegging van de persoonsgegevens, die louter en alleen voor de ledenadministratie worden opgetekend.

De gegevens die hierbij worden genoteerd op het “Aanmeldingsformulier” zijn:

  1. Voor- en achternaam lid

  2. Adresgegevens lid

  3. Postcode en Woonplaats lid

  4. Geboortedatum lid

  5. Telefoonnummer lid

  6. E-mailadres lid

  7. Datum ingang lidmaatschap

  8. Stemsoort

  1. Binnen de vereniging is het bestuur verantwoordelijk voor de bescherming van bovengenoemde persoonsgegevens. Er worden geen bijzondere persoonsgegevens, zoals genoemd in de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), vastgelegd.

  1.  Middels het “Privacy formulier” vragen wij nieuwe leden altijd toestemming om bovengenoemde persoonsgegevens vast te mogen leggen.

  1. Daarnaast vragen wij middels het “Privacy formulier” altijd toestemming aan de leden om te mogen fotograferen en te filmen en om deze opnamen te mogen gebruiken voor communicatiedoeleinden op de website, voor kranten en voor het gebruik van flyers, folders en/of posters.

  1. Leden kunnen en mogen desgevraagd altijd inzage krijgen in hun persoonsgegevens. Ze hebben ook het recht deze te laten wijzigen (correctierecht).

  1. Kopieën en/of back-up van de bestanden met persoonsgegevens worden alleen bij bestuursleden en websitebeheerder opgeslagen en bewaard.

  1. We hebben middels beveiligingsprogramma’s maatregelen genomen om te voorkomen, dat onbevoegden persoonsgegevens kunnen inzien (datalekken). Alleen bestuursleden en de websitebeheerder binnen de vereniging hebben toegangsrechten om persoonsgegevens in te zien, dan wel te wijzigen.

  1. We hebben geen externe partijen, die onze persoonsgegevens verwerken c.q. van ons aangeleverd krijgen anders van dan vermeld op het “Aanmeldingsformulier en Privacy formulier”.

  1. Datalekken worden binnen 72 uur gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de betreffende leden, waarvan de informatie (mogelijk) is gelekt.

  1. Onze website is voldoende beveiligd en de persoonsgegevens en foto's staan achter een wachtwoord.

  1. De ICT systemen (zoals pc, laptop, tablet) waar we bestanden met persoonsgegevens bewaren of waarmee we toegang kunnen krijgen tot deze bestanden, zijn afdoende beveiligd tegen hacken, virussen en malware.

  1. Privacyverklaring: In de AVG wordt onder privacy verstaan de gegevensbescherming waarmee de privacy wordt geborgd. De Vrolijke Noot Waalwijk legt de gegevens vast zoals hierboven onder 1 t/m 8 is aangegeven, die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het lidmaatschap. Wij verstrekken deze gegevens niet aan andere partijen, anders dan aan de partij voor wie het noodzakelijk is om deze gegevens of delen daarvan te verkrijgen zoals de websitebeheerder. De e-mailadressen worden uitsluitend gebruikt om informatie en nieuwsberichten te sturen voor wat betreft onze vereniging. De gegevens worden derhalve alleen gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. De vereniging zorgt voor een passende beveiliging, zowel technisch als fysiek van de aan haar toevertrouwde gegevensbestanden.

Het Bestuur van De Vrolijke Noot Waalwijk

Waalwijk, mei 2018